Dal 7 aprile 2026 sono entrate in vigore nuove disposizioni sullo smart working che rafforzano in modo significativo gli obblighi delle aziende in materia di salute e sicurezza. La novità deriva dalla Legge 11 marzo 2026 n. 34, che ha reso ancora più stringenti gli adempimenti già previsti dalla disciplina sul lavoro agile, introducendo anche un chiaro profilo sanzionatorio in caso di omissioni.

Per le imprese non si tratta di un semplice aggiornamento formale. La gestione del lavoro agile richiede oggi una maggiore attenzione documentale, organizzativa e preventiva. L’informativa sui rischi, in particolare, assume un ruolo centrale e non può più essere considerata un adempimento secondario.

Cosa cambia dal 7 aprile 2026 per lo smart working

La novità più rilevante riguarda l’obbligo per il datore di lavoro di fornire almeno una volta all’anno un’informativa scritta sui rischi connessi al lavoro agile, sia al lavoratore sia al RLS, il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza. Questo obbligo era già previsto dalla normativa sul lavoro agile, ma oggi viene rafforzato da una previsione sanzionatoria espressa.

L’informativa deve descrivere in modo chiaro e puntuale i rischi generali e specifici legati allo svolgimento della prestazione in smart working. Tra questi rientrano, per esempio:

• utilizzo prolungato di pc e dispositivi elettronici
• rischi ergonomici e posturali
• affaticamento visivo
• stress lavoro-correlato
• condizioni di salubrità e idoneità dell’ambiente di lavoro scelto dal dipendente

In sostanza, lo smart working viene trattato sempre più come una modalità lavorativa strutturale, che deve essere gestita con gli stessi criteri di attenzione previsti per le attività svolte in sede.

Informativa sui rischi: perché oggi è un obbligo sostanziale

L’aspetto centrale della riforma è proprio questo: l’informativa non è più percepita come un documento “da avere”, ma come uno strumento essenziale di prevenzione. Il datore di lavoro deve mettere il lavoratore nelle condizioni di conoscere i rischi del lavoro agile e di adottare comportamenti coerenti con le misure di tutela indicate.

La responsabilità della sicurezza, infatti, resta in capo all’azienda anche quando la prestazione viene svolta fuori dai locali aziendali. Parallelamente, il lavoratore è chiamato a collaborare attivamente, utilizzando correttamente le informazioni ricevute e adottando comportamenti prudenti nello svolgimento dell’attività.

Sanzioni per le aziende: cosa succede se manca l’informativa

La Legge 34/2026 ha introdotto un elemento di forte discontinuità: la mancata consegna o il mancato aggiornamento dell’informativa comportano conseguenze dirette per il datore di lavoro. Le sanzioni possono arrivare all’arresto da due a quattro mesi oppure a un’ammenda fino a circa 7.500 euro.

Questo rende ancora più urgente per le aziende verificare la correttezza della documentazione interna e aggiornare le procedure legate allo smart working.

Smart working e DVR: attenzione alla valutazione dei rischi

Un altro punto fondamentale riguarda il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR). Anche in presenza di lavoratori in modalità agile, il DVR aziendale deve essere coerente con l’organizzazione del lavoro e includere uno specifico richiamo ai rischi collegati allo smart working.

Non basta quindi attivare il lavoro agile con una semplice comunicazione interna. Serve una valutazione dei rischi aggiornata, coerente con le mansioni svolte, gli strumenti utilizzati e le modalità concrete di esecuzione della prestazione.

L’accordo individuale resta obbligatorio

Le nuove regole non modificano un principio già noto ma spesso sottovalutato: lo smart working deve sempre essere regolato da un accordo individuale scritto tra azienda e lavoratore. La forma scritta resta necessaria per disciplinare correttamente tempi, modalità di esecuzione, strumenti di lavoro, diritto alla disconnessione e regole di comportamento.

Perché il tema riguarda sempre più imprese

Lo smart working non è più un fenomeno occasionale. In Italia coinvolge ormai milioni di lavoratori e rappresenta una modalità consolidata in molti contesti aziendali. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2025 i lavoratori da remoto o in modalità ibrida sono stati circa 3,575 milioni. Questo spiega perché il legislatore abbia deciso di rafforzare il presidio sui temi della sicurezza nei contesti di lavoro diffuso.

Cosa devono fare oggi le aziende

Per essere in regola, le aziende dovrebbero verificare con attenzione alcuni aspetti essenziali:

• presenza di accordi individuali di smart working correttamente formalizzati
• informativa sui rischi aggiornata e consegnata a lavoratori e RLS
• DVR coerente con la presenza del lavoro agile
• procedure interne chiare su strumenti, ambienti di lavoro e misure di prevenzione
• tracciabilità documentale degli adempimenti effettuati

Le nuove regole sullo smart working in vigore dal 7 aprile 2026 segnano un passaggio importante per il mondo del lavoro. L’obiettivo è rafforzare la tutela dei lavoratori anche fuori dall’ufficio e spingere le aziende verso una gestione più consapevole, strutturata e conforme del lavoro agile.

Per le imprese, oggi più che mai, essere aggiornate significa prevenire rischi, evitare sanzioni e costruire modelli organizzativi più solidi e sostenibili.